לאנשים שאין להם זמן

 

 

סדר עדיפויות יעיל הוא אתגר מרכזי בניהול זמן לגבי רוב האנשים, אבל הוא מאוד פשוט לביצוע. החלק הקשה הוא ללמד את עצמכם להיצמד אל "הדבר העיקרי".

 

תהליך קביעת סדר עדיפויות מושתת על חמישה יסודות:

 

הראשון – היו מודעים לתמונה הכוללת. אם אינכם יודעים מה באמת חשוב לכם בחייכם (מטרות, משימות, יעדים וכו’), תמצאו את עצמכם עסוקים מאוד בדברים שוליים. יש אנשים שמבלי לחשוב הופכים עניינים שוליים למרכז חייהם.

 

השני – הכירו את ההבדל בין "דחוף" ל"חשוב". כמו שאמר אחד הגנרלים במהלך מלחמת העולם השנייה: "הדברים החשובים באמת כמעט לעולם אינם דחופים, ומפתיע להיווכח כמה רבים הדברים הדחופים שאינם חשובים באמת".

 

השלישי – פתחו התמקדות מעשית, כך שבכל יום תקדישו פרק זמן מסוים לעבודה על משהו שאינו דחוף אבל הוא חשוב לטווח הארוך – משהו שיגרום לשינוי בחייכם. אפשר להקדיש לפעילות זו חמש דקות בלבד, אך היא יכולה גם להיות חלק מפרויקט גדול.

 

הרביעי – צרו לכם תוכנית פעולה שבועית, כולל פגישות עם עצמכם לצורך טיפול בדברים בעלי חשיבות, דברים אשר לעיתים קרובות מוזנחים וממתינים "עד שיהיה לי זמן".

 

החמישי – ערכו את התוכנית היומית שלכם בכל בוקר, בתחילת היום.

 

דחיית ביצועים וסחבת אינם הבעיה העיקרית בניהול זמן. הבעיה היא חוסר בהירות בקביעת הדברים החשובים. האם ברור לכם כל מה שאתם רוצים להשיג במהלך תריסר החודשים הבאים? אם כן, האם כתבתם לעצמכם את הדברים?

 

חישבו על הדבר כך: דמיינו בית שמרזביו סתומים ביום גשם. זמן רב חלף מאז פינה מישהו את הענפים והעלים שחוסמים את תעלות הניקוז ולכן המרזב לא עומד בלחץ המבול. המים גולשים מכל מקום ומציפים את השבילים והערוגות בגינה. אולם אם מישהו היה טורח לנקות את המרזבים בזמן, המים היו נאספים היטב ומתנקזים במהירות.

 

המוח שלנו פועל באופן דומה. לעיתים קרובות מדי מוחנו מוצף באפשרויות רבות מדי. אנחנו מרגישים כאילו אנחנו חובטים בערימת צמר גפן. התוצאה היא עומס יתר, בלבול, חוסר התמקדות, אי-בהירות וקושי להחליט. מרזבי התודעה שלנו סתומים. הדרך המהירה ביותר לפתוח את הסתימה היא לקחת מקל כתיבה (הידוע גם כעט, או להקליד על המקלדת) ולרשום כל מה שמסתובב כרגע במחשב המוח שלנו. כתבו את כל הדברים בספונטאניות, לכו עם כל מה שצץ בראשכם ותהנו. ברגע שהדברים כתובים על נייר (או על המסך האלקטרוני), שטף הרעיונות מתועל וקל לנהל אותו. נוצרת ירידה מיידית בלחץ במוח ואנחנו שוב בשליטה.

 

 

כאשר תלמדו לפתח יכולת התמקדות מעשית בכל תחומי החיים, כולל בדברים הקטנים, תתגברו על הדברים הגדולים. התוצאות ידהימו אתכם.

 

ומה פירוש התמקדות מעשית, אתם שואלים? התמקדות יכולה להיות במשהו גדול או קטן, שאינו דחוף – אבל יש לו חשיבות רבה. התמקדות כזאת תתברר כמשמעותית באירועים עתידיים. פעמים רבות אנחנו נתקלים בדברים שנדרשות רק מספר דקות כדי לבצעם, אבל תמיד ישנם דברים אחרים שבולעים את הדקות הללו.

 

אנשים רבים אומרים: ‘זה לא נורא דחוף, אטפל בזה מאוחר יותר’. אנשים כאלה תמיד מחכים שתתפנה להם יחידת זמן סבירה, שיגיע הרגע הנכון, אותו פסק-זמן במהלך היום. הרגע הנכון נוטה להיות ביישן מאוד, בנוסף לעובדה שהוא די נדיר. עליכם לתפוס רגעים כאלה בכנף מעילם הדמיוני, לשלוט בהם ולקחת פיקוד.

 

לרשות כולנו עומדת בדיוק אותה כמות של זמן. ההבדל הגדול בין אלה שעוברים מרגע אחד למשנהו לבין אלה המנהלים חיים מלאים ומספקים, הוא ביכולתם של האחרים למצוא רגעי התמקדות מעשית (וכסף אינו המדד היחיד לסיפוק בחיים!!!). אנשים אלה מחפשים, על בסיס יומיומי, מטלות גדולות או קטנות אשר יביאו לשינוי בחייהם בטווח הארוך.

 

שאלו את עצמכם בכל יום את השאלות הבאות:

 

מה אני יכול לעשות היום, להיות טוב יותר ולקיים את רצון ה’?

מה אני יכול לעשות היום, שלאחר שאשלים אותו לא יהיה שוב צורך לחזור עליו?

מהי המטלה החשובה ביותר שלי היום, אולי לעבוד על מידה מסוימת, על תכונת אופי קצת קשה?

 

 

תכנון שבועי הוא הדרך המהירה ביותר להתמקדות במשימות החשובות ולקבלת תוצאות מעולות.

 

אנשים רבים פועלים על בסיס רשימות אקראיות של "מה צריך לעשות?", רעיונות רבים ושונים מתקוטטים ונדחקים בראשם, גם המון כוונות טובות. אבל לרוב, בסופו של יום, הם מוצאם את עצמם מאוד לא מרוצים מהתוצאות.

 

כדי לחבר את המטרות, את ההתמקדות המעשית ואת הכוונות הטובות שלכם לכלל יחידה אחת, ראוי לייחד פרקי זמן קבועים לדברים החשובים במסגרת תכנון שבועי כלשהו. דבר זה מסייע לראות את פרקי הזמן הפנויים ולקלוט במבט אחד מה עליכם לעשות בשבוע הנוכחי.

 

 

אתם הרי מקפידים להגיע בזמן לפגישות עם אחרים, נכון? מה דעתכם לקבוע פגישות עם עצמכם לצורך טיפול בדברים המשמעותיים?

 

לאחר שמצאתם לכם כלי תכנון שבועי שעובד בשבילכם, הקפידו לקבוע פגישות עם עצמכם בכל שבוע כדי לטפל בדברים שלכאורה חשובים פחות, כולל פרקי זמן לשהות בחיק המשפחה, או זמן אישי לעצמכם לחשבון נפש. (אל תשכחו את החלק הרוחני שלכם. מפגש עם הפנימיות שלנו יסייע לנו להירגע ולהגיע לתכנון וקביעת סדר עדיפויות בחיינו).

 

אם תצליחו להשלים בכל יום מספר משימות מבין אלה שניצבות בראש רשימת "הדברים שצריך לעשות", תרגישו את השינוי בתכנון וקביעת סדר עדיפויות בחייכם, ותוכלו להרגיש את ההצלחה של העבודה הזאת, שאמנם מצריכה זמן וארגון של דברים חשובים או פחות חשובים, אבל בכל מקרה התוצאות לא מאחרות להגיע.